Datenschutzerklärung
Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst. Wir befolgen die geltenden nationalen Datenschutzvorschriften. Bitte lesen Sie diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des RAUMEDIC Compliance Communication Systems
Das RAUMEDIC Compliance Communication System (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf gesetzwidriges Verhalten und auf Verstösse gegen den RAUMEDIC Code of Conduct auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.
Verantwortliche Stelle und Datensicherheit
Zu den Verantwortlichkeiten im Datenschutz beachten Sie bitte die Hinweise auf den jeweiligen Websites von RAUMEDIC. Für den Prozess eingehender Meldungen ist RAUMEDIC Legal verantwortlich.
Das RAUMEDIC Compliance Communication System wird durch ein externes, spezialisiertes Unternehmen, die EQS Group GmbH, Karlstraße 47, D-80333 München betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das RAUMEDIC Compliance Communication System eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitszentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur RAUMEDIC möglich. Die EQS Group GmbH und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Massnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter Personen von RAUMEDIC beschränkt ist.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des RAUMEDIC Compliance Communication System erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen von Ihnen:
- Ihren Namen und ggf. Firma, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- ob Sie bei RAUMEDIC beschäftigt sind und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeiter von Legal (Compliance Officers) und VZ OFA von RAUMEDIC entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die erwähnten Mitarbeiter prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitern von RAUMEDIC oder Dritten weiter zu geben. Diese sind gleichermassen zur Verschwiegenheit verpflichtet bzw. unterliegen einem Berufsgeheimnis. Diese können auch in Ländern ausserhalb der EU oder des EWR tätig sein, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Wir achten in jedem Fall darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Aufbewahrung von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschliessende Beurteilung erfordert. Nach Abschluss des Falls werden die Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Nutzung des RAUMEDIC Compliance Communication Systems
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Systems nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schliessen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym / Benutzernamen und Passwort einen geschützten Postkasten im System einzurichten. Auf diese Weise können Sie dem zuständigen Bearbeiter von RAUMEDIC namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschliesslich in dem BKMS® System gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich also nicht um eine E-Mail Kommunikation.
Versand von Anhängen
Bei der Abgabe einer Meldung oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, dem zuständigen Bearbeiter von RAUMEDIC Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fusszeile des Systems aufgeführten Adresse.
Stand: Oktober 2016