Datenschutzhinweis
Das Thema Datenschutz und Vertraulichkeit nehmen wir sehr ernst und folgen den Bestimmungen des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG). Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgebersystems und Rechtsgrundlage
Das Hinweisgebersystem (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf Verstösse gegen das Compliance-Gebot von Energie 360° AG und der aufgeführten Beteiligungsgesellschaften der Energie 360° AG auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des BKMS® Systems ist gestützt auf das berechtigte Interesse unserer Unternehmen an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für Energie 360° AG und für die weiteren, aufgeführten Beteiligungsgesellschaften, deren Mitarbeitende und Kund*innen sowie Lieferant*innen, Partner*innen und weiterer Stakeholder.
Verantwortliche Stelle
Das Hinweisgebersystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen von Energie 360° AG betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgebersystem eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group AG betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur Energie 360° AG möglich (für die Open Energy Platform AG, „Open EP“ und die Erdgas Ostschweiz AG, „EGO“, siehe unten). Die EQS Group AG und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Massnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert und unterliegen einem Berechtigungskonzept, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei Energie 360° AG beschränkt ist. Alle Hinweise:
- Welche für Open EP eingehen, werden direkt an den Compliance-Partner von Open EP, Herrn Alexander Loistl, weitergeleitet.
- Welche für EGO eingehen, werden direkt an Frau lic. iur. Angela Hensch von der Anwaltskanzlei Bratschi AG weitergeleitet.
Die Energie 360° AG hat zu keiner Zeit Zugriff auf Meldungen oder Daten, die für Open EP oder EGO getätigt werden. Auch die beiden Unternehmen haben gegenseitig keinen Zugriff auf eingehende Meldungen.
Anfragen zum Datenschutz bei Energie 360° AG können an dateninfo@energie360.ch gesendet werden. Für die OpenEP kann compliance@openep.ch kontaktiert werden.
Anfragen zum Datenschutz bei EGO können an datenschutz@ego-ag.ch gesendet werden.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgebersystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- ob Sie bei Energie 360° AG oder bei einer der aufgeführten Beteiligungsgesellschaft der Energie 360° AG beschäftigt sind und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeitender der Compliance-Stelle von Energie 360° AG entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Alle Hinweise:
- Welche für Open EP eingehen, werden direkt an den Compliance-Partner von Open EP, Herrn Alexander Loistl, weitergeleitet.
- Welche für EGO eingehen, werden direkt an Frau lic. iur. Angela Hensch von der Anwaltskanzlei Bratschi AG weitergeleitet.
Die Energie 360° AG hat zu keiner Zeit Zugriff auf Meldungen oder Daten, die für Open EP oder EGO getätigt werden. Die jeweiligen Compliance-Stellen prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Sonderuntersuchung kann es notwendig sein, Hinweise weiteren Mitarbeitenden der Energie 360° AG oder Mitarbeitenden von Beteiligungsgesellschaften der Energie 360° AG weiterzugeben, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Beteiligungsgesellschaften beziehen. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden. Bei Open EP und EGO werden eingehende Hinweise durch eine jeweils eigene Compliance-Person bearbeitet und die Compliance-Stelle von Energie 360° AG wird zu keinem Zeitpunkt mit einbezogen (siehe oben).
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Information der beschuldigten Person
Wir sind grundsätzlich gesetzlich dazu verpflichtet, die beschuldigten Personen darüber zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben, sobald diese Information die Weiterverfolgung des Hinweises nicht mehr gefährdet. Ihre Identität als Hinweisgeber*in wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offenbart.
Betroffenenrechte
Sie und die im Hinweis genannten Personen haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten für die Bearbeitung eines Hinweises noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Ausserdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschliessende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgebersystem erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem BKMS® System wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, das lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schliessen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym/Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgebersystem einzurichten. Auf diese Weise können Sie der jeweiligen Compliance-Stelle namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschliesslich in dem Hinweisgebersystem gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, der jeweiligen Compliance-Stelle Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fusszeile aufgeführte Adresse.
Stand: 20. Juli 2021