Informativa sulla privacy dei dati
Per noi la protezione e la riservatezza dei dati sono molto importanti e ci atteniamo alle disposizioni del regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (“GDPR-UE”) oltre che alle norme nazionali attualmente in vigore sulla protezione dei dati. Legga con attenzione queste informazioni sulla protezione dei dati prima di inviare una segnalazione.
Obiettivo del sistema di whistleblowing e base giuridica
Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) serve a ricevere, elaborare e gestire in maniera sicura e riservata le segnalazioni di violazioni delle norme di compliance del Gruppo Ivoclar. Il trattamento dei dati personali nel BKMS® System si basa sul legittimo interesse della nostra azienda di individuare e impedire una condotta impropria e quindi evitare danni al Gruppo Ivoclar e ai suoi/alle sue collaboratori/collaboratrici e clienti. L'articolo 6 (1) (f) GDPR-UE funge da base giuridica per il trattamento di questi dati.
Responsabile
Il responsabile della protezione dei dati nel sistema di whistleblowing è
- Ivoclar Vivadent AG (Bendererstrasse 2, 9494 Schaan, Liechtenstein, telefono +423 235 33 60, e-mail dataprotection.schaan@ivoclar.com) e
- le sue filiali (dati di contatto su https://www.ivoclar.com/en_li/tools/group-companies)
come parti con reciproca responsabilità autonoma (di seguito anche: “Gruppo Ivoclar”). Il sistema di segnalazione è gestito da un'azienda specializzata, EQS Group GmbH, Karlstraße 47, 80333 Municho, Germania, per conto del Gruppo Ivoclar.
I dati e le informazioni personali inseriti nel sistema di segnalazione sono archiviati in una banca dati gestita da EQS Group GmbH, in un centro dati ad alta sicurezza. Solo i dipendenti designati del Gruppo Ivoclar hanno accesso ai dati. EQS Group GmbH e altre terze parti non hanno accesso ai dati. Questo è garantito nella procedura certificata tramite ampie misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono cifrati e archiviati con vari livelli di protezione con password, per cui l'accesso è limitato a una cerchia molto ristretta di persone espressamente autorizzate presso il Gruppo Ivoclar.
Il Gruppo Ivoclar ha nominato un responsabile della protezione dei dati. Eventuali domande sulla protezione dei dati in relazione al Gruppo Ivoclar possono essere rivolte al responsabile interno della protezione dei dati all'indirizzo dataprotection.schaan@ivoclar.com.
Tipo di dati personali raccolti
L'uso del sistema di segnalazione avviene su base volontaria. Se invia una segnalazione tramite il sistema di whistleblowing, raccogliamo i seguenti dati e informazioni personali:
- nome, se sceglie di rivelare la Sua identità
- se è impiegato/a presso il Gruppo Ivoclar
- i nomi e altri dati personali delle persone menzionate nella segnalazione
Gestione riservata delle segnalazioni
Le segnalazioni in arrivo sono ricevute da una piccola cerchia di collaboratori/collaboratrici espressamente autorizzati e con una qualifica speciale del reparto Integrity & Compliance del Gruppo Ivoclar e sono sempre gestite in forma riservata. I collaboratori/le collaboratrici valutano la questione e procedono con le eventuali indagini necessarie a seconda del caso specifico.
Durante il trattamento di una segnalazione o lo svolgimento di un'indagine speciale, può essere necessario condividere le segnalazioni con altri/e collaboratori/collaboratrici del Gruppo Ivoclar o con dipendenti di altre aziende del gruppo, ad esempio se le segnalazioni si riferiscono a fatti nelle filiali. Queste ultime possono essere ubicate in Paesi al di fuori dell'Unione Europea o dello Spazio economico europeo in cui vigono normative diverse sulla protezione dei dati personali. Da parte nostra, garantiamo sempre il rispetto delle norme sulla protezione dei dati applicabili quando condividiamo le segnalazioni.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati hanno l'obbligo di mantenerne la riservatezza.
Informazioni sulla persona accusata
Come principio base, siamo tenuti per legge a informare le persone accusate di avere ricevuto una segnalazione che le riguarda, a meno che ciò non metta a repentaglio ulteriori indagini sulla segnalazione. In questo contesto, e se legalmente possibile, la Sua identità come whistleblower non verrà rivelata.
Diritti degli interessati
Secondo la legge europea sulla protezione dei dati, Lei e i soggetti menzionati nella segnalazione avete il diritto di chiedere informazioni, rettificare, cancellare, limitare il trattamento e opporvi al trattamento dei dati personali in questione. Se viene esercitato il diritto di opposizione, verificheremo immediatamente in che misura i dati archiviati siano ancora necessari per dare seguito a una segnalazione. I dati che non sono più necessari saranno cancellati subito. Ha anche il diritto di presentare un reclamo presso un'autorità di controllo.
Periodo di conservazione dei dati personali
I dati personali sono conservati solo fino a quando risulta necessario per chiarire la situazione e valutare la segnalazione, fino a quando sussiste un legittimo interesse dell'azienda o fino a quando previsto per legge. Una volta conclusa l'elaborazione della segnalazione, i dati sono cancellati secondo le disposizioni di legge.
Utilizzo del portale di segnalazione
La comunicazione tra il Suo computer e il sistema di segnalazione avviene tramite una connessione crittografata (SSL). Il Suo indirizzo IP non verrà memorizzato durante l'uso del sistema di segnalazione. Per mantenere la connessione tra il Suo computer e il BKMS® System, viene memorizzato sul Suo computer un cookie che contiene semplicemente l'ID di sessione (chiamato anche null cookie). Questo cookie è valido solo fino al termine della sessione e scade alla chiusura del browser.
All'interno del sistema di segnalazione, è possibile creare una casella di posta protetta da uno pseudonimo/ nome utente e una password scelti individualmente. Questo Le permette di inviare le segnalazioni al/alla collaboratore/collaboratrice responsabile presso il Gruppo Ivoclar in forma nominativa o anonima, in maniera sicura. Questo sistema archivia i dati solo all'interno del sistema di segnalazione, il che rende il processo particolarmente sicuro. Non si tratta di una modalità di classica comunicazione tramite e-mail.
Nota sull'invio di allegati
Quando si invia una segnalazione o un'informazione supplementare, è possibile inviare anche allegati al/alla collaboratore/collaboratrice responsabile del Gruppo Ivoclar. Se vuole inviare una segnalazione anonima, La preghiamo di tenere presente la seguente nota sulla sicurezza: i file possono contenere dati personali nascosti che potrebbero compromettere il Suo anonimato. Elimini questi dati prima di inviare la segnalazione. Se non è in grado di eliminare questi dati o se non sa come farlo, copi il testo del Suo allegato nel testo della segnalazione o invii il documento stampato in forma anonima all'indirizzo indicato a piè di pagina, citando il numero di riferimento ricevuto al termine della procedura di segnalazione.
Versione: marzo 2022