Datenschutzerklärung
Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir respektieren Ihre Persönlichkeit und Privatsphäre und stellen deren Schutz sowie die gesetzeskonforme Bearbeitung Ihrer Personendaten sicher.
Bitte lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.
Zweck des Hinweisgeberportals
Das Hinweisgeberportal (BKMS® System) dient dazu, Hinweise auf vermutete oder tatsächliche Verstösse gegen den Verhaltenskodex SBB oder andere interne Regelungen sowie rechtswidrige Handlungen auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten und zu verwalten.
Die Bearbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgeberportals dient der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit der Abwendung von Schaden für die SBB, ihre Mitarbeitenden und Kund:innen.
Verantwortliche Stelle
Die SBB ist für die Bearbeitung Ihrer Daten verantwortlich.
Bei Fragen und Anregungen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an unsere Datenschutzberater wenden. Entweder per Post an:
SBB AG
Fachstelle Datenschutz
Hilfikerstrasse 1
3000 Bern 65
oder per E-Mail an: datenschutz@sbb.ch.
So erreichen Sie unsere Datenschutzvertretung in der EU:
MLL Brussel SPRL
222, Av. Louise
1050 Bruxelles
Belgien
sbb@mll-gdpr.com
Das Hinweisgeberportal wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der EQS Group GmbH, Member of EQS Group, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin in Deutschland, im Namen der SBB betrieben.
Personenbezogene Daten und Informationen, die in das Hinweisgeberportal eingegeben werden, werden in einer von der EQS Group GmbH betriebenen Datenbank in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gespeichert. Die Einsichtnahme in die Daten ist nur der SBB möglich. Die EQS Group GmbH und andere Dritte haben keinen Zugang zu den Daten. Dies wird in dem zertifizierten Verfahren durch umfassende technische und organisatorische Massnahmen gewährleistet.
Alle Daten sind verschlüsselt und mehrstufig passwortgeschützt gespeichert, so dass der Zugang auf einen sehr engen Empfängerkreis ausdrücklich autorisierter Personen bei der SBB beschränkt ist.
Art der erhobenen personenbezogenen Daten
Die Nutzung des Hinweisgeberportals erfolgt auf freiwilliger Basis. Wenn Sie über das Hinweisgeberportal eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
- ob Sie bei der SBB bzw. deren Konzerngesellschaften beschäftigt sind und
- gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Sie in Ihrer Meldung nennen.
Vertrauliche Behandlung von Hinweisen
Eingehende Hinweise werden von einem engen Kreis ausdrücklich autorisierter und speziell geschulter Mitarbeitender der SBB bzw. deren Konzerngesellschaften entgegengenommen und stets vertraulich behandelt. Die Mitarbeitenden prüfen den Sachverhalt und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch. Auch alle Daten im Zusammenhang mit der Untersuchung werden vertraulich behandelt.
Im Rahmen der Bearbeitung einer Meldung oder im Rahmen einer Untersuchung kann es notwendig sein, Hinweise Mitarbeitenden von Konzerngesellschaften weiterzugeben, insbesondere wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Konzerngesellschaften beziehen. Letztere können ihren Sitz auch in Ländern ausserhalb der Schweiz haben, in denen abweichende Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten bestehen können. Es wird stets darauf geachtet, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.
Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet. Aufgrund gesetzlicher Grundlagen können unter besonderen Umständen Behörden die Offenlegung der personenbezogenen Daten verlangen.
Interne Weiterleitung von Meldungen
Meldungen, die keine Verstösse gegen den Verhaltenskodex SBB, andere interne Richtlinien oder rechtswidrige Handlungen beinhalten und für die ein anderer interner Meldeprozess vorgesehen ist, werden mit Einwilligung der Hinweisgebenden direkt an die zuständige Stelle weitergeleitet. Erteilen die Hinweisgebenden diese Einwilligung nicht, werden sie informiert, welche Stelle zuständig ist. Sofern der gemeldete Sachverhalt nicht sicherheitsrelevant ist, wird die Meldung in diesem Fall nicht weitergeleitet oder bearbeitet.
Zweckbindung
Die SBB verwendet personenbezogene Daten ausschliesslich zum Zweck der Sachverhaltsaufklärung und zur Durchführung der entsprechenden Massnahmen sowie allenfalls für Präventionsmassnahmen. Die SBB hat angemessene Vorkehrungen getroffen, damit Daten berichtigt oder vernichtet werden, die im Hinblick auf den Bearbeitungszweck unrichtig oder unvollständig sind.
Informationspflicht
Werden personenbezogene Daten über das Hinweisgeberportal erhoben, setzt die SBB von der Meldung betroffene Mitarbeitende über die interne Untersuchung in Kenntnis, sobald der Untersuchungszweck dies erlaubt.
Betroffenenrechte
Auf Anfrage gibt die SBB betroffenen Personen Auskunft über die eigenen personenbezogenen Daten, die sie über sie speichert. Sollten die gespeicherten Daten unrichtig sein, steht den betroffenen Personen das Recht auf Korrektur, Änderung oder Löschung zur Verfügung. Die Identität von Hinweisgebenden bleibt grundsätzlich vom Recht auf Auskunft ausgenommen.
Dem Auskunfts- und Korrekturrecht kann entsprochen werden, sobald dadurch die Fallbearbeitung und damit zusammenhängende Massnahmen nicht mehr gefährdet werden.
Aufbewahrungsdauer von personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie deren Kenntnis für die Bearbeitung der Meldung und gegebenenfalls für die Durchführung von Massnahmen erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten grundsätzlich nach fünf Jahren (vorbehalten bleiben abweichende gesetzliche Aufbewahrungspflichten) bzw. nach Ablauf der Strafverfolgungsverjährung gelöscht. Werden Meldungen an die zuständige Stelle weitergeleitet, erfolgt eine Löschung der Daten bereits nach einem Jahr.
Nutzung des Hinweisgeberportals
Die Kommunikation zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgeberportal erfolgt über eine verschlüsselte Verbindung (SSL). Die IP-Adresse Ihres Rechners wird während der Nutzung des Hinweisgeberportals nicht gespeichert. Zur Aufrechterhaltung der Verbindung zwischen Ihrem Rechner und dem Hinweisgeberportal wird ein Cookie auf Ihrem Rechner gespeichert, welches lediglich die Session-ID beinhaltet (sog. Null-Cookie). Das Cookie ist nur bis zum Ende Ihrer Session gültig und wird beim Schliessen des Browsers ungültig.
Sie haben die Möglichkeit, mit einem selbst gewählten Pseudonym / Benutzername und Passwort einen geschützten Postkasten im Hinweisgeberportal einzurichten. Auf diese Weise können Sie den zuständigen Mitarbeitenden der SBB oder den Konzerngesellschaften namentlich oder anonym und sicher Meldungen senden. Bei diesem System sind die Daten ausschliesslich in dem Hinweisgeberportal gespeichert und dadurch besonders gesichert; es handelt sich nicht um eine gewöhnliche E-Mail-Kommunikation.
Hinweise zum Versand von Anhängen
Bei der Meldungsabgabe oder beim Versand einer Ergänzung haben Sie die Möglichkeit, den zuständigen Mitarbeitenden der SBB bzw. deren Konzerngesellschaften Anhänge zu senden. Wenn Sie anonym eine Meldung abgeben möchten, beachten Sie bitte den folgenden Sicherheitshinweis: Dateien können versteckte personenbezogene Daten enthalten, die Ihre Anonymität gefährden. Entfernen Sie diese Daten vor dem Versenden. Sollten Sie diese Daten nicht entfernen können oder unsicher sein, kopieren Sie den Text Ihres Anhangs zu Ihrem Meldungstext oder senden Sie das gedruckte Dokument anonym unter Angabe der Referenznummer, die Sie am Ende des Meldungsprozesses erhalten, an die in der Fusszeile aufgeführte Adresse.
Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Änderungen dieser Datenschutzerklärung durch die SBB können jederzeit erfolgen. Bitte konsultieren Sie regelmässig diese Erklärung.
