Déclaration de confidentialité
Nous prenons très au sérieux la question de la protection des données et de la confidentialité et suivons les dispositions de la loi fédérale sur la protection des données (LPD). Veuillez lire attentivement les présentes informations relatives à la protection des données avant de soumettre tout signalement.
Objectif du système de signalement et base juridique
Le système de signalement (BKMS® System) permet de recevoir, de traiter et de gérer de manière sûre et confidentielle tout signalement de violations du principe de conformité d’Energie 360° SA et des sociétés de participation d’Energie 360° SA mentionnées. Le traitement des données personnelles dans le cadre du BKMS® System s’appuie sur l’intérêt légitime de nos entreprises à détecter et à prévenir les abus et à éviter ainsi des dommages pour Energie 360° SA et pour les autres sociétés de participation mentionnées, leur personnel, leur clientèle ainsi que leurs fournisseurs, partenaires et autres parties prenantes.
Service responsable
Le système de signalement est géré par une entreprise spécialisée dans ce domaine, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlin en Allemagne, pour le compte d’Energie 360° SA.
Les données personnelles et les informations saisies dans le système de signalement sont stockées dans une base de données gérée par EQS Group AG dans un centre de données hautement sécurisé. L’accès aux données n’est possible que pour Energie 360° SA (pour Open Energy Platform AG, «OpenEP» et Erdgas Ostschweiz AG, «EGO», voir ci-dessous). EQS Group AG et d’autres tiers n’ont pas accès aux données. Cela est garanti dans la procédure certifiée par des mesures techniques et organisationnelles globales.
Toutes les données sont stockées sous forme cryptée et protégées par un mot de passe à plusieurs niveaux et sont soumises à un concept d’autorisation, de sorte que l’accès est limité à un cercle très restreint de personnes destinataires expressément autorisées chez Energie 360° SA. Tous les signalements:
- reçus pour OpenEP sont transmis directement au partenaire de conformité d’OpenEP, M. Alexander Loistl;
- reçus ici sont transmis directement à Mme Angela Hensch (licenciée en droit) du cabinet d’avocats Bratschi SA.
Energie 360° SA n’a à aucun moment accès aux signalements effectués ou aux données envoyées pour OpenEP ou EGO. Les deux entreprises n’ont pas non plus mutuellement accès aux signalements reçus.
Les demandes concernant la protection des données chez Energie 360° SA peuvent être envoyées à dateninfo@energie360.ch. Pour OpenEP, vous pouvez contacter compliance@openep.ch.
Les demandes concernant la protection des données chez EGO peuvent être envoyées à datenschutz@ego-ag.ch.
Type de données personnelles collectées
L’utilisation du système de signalement se fait sur une base volontaire. Lorsque vous effectuez un signalement via le système de signalement, nous collectons les données et informations personnelles suivantes:
- votre nom, si vous divulguez votre identité,
- si vous êtes employé·e par Energie 360° SA ou par l’une des sociétés de participation
- le cas échéant, les noms et d’autres données à caractère personnel des personnes que vous mentionnez dans votre signalement.
Traitement confidentiel des signalements
Les signalements reçus sont pris en compte par un cercle restreint de personnes travaillant au service Conformité d’Energie 360° SA, expressément autorisées et spécialement formées, et sont toujours traitées de manière confidentielle. Tous les signalements:
- reçues pour OpenEP sont transmises directement au partenaire de conformité d’OpenEP, M. Alexander Loistl;
- reçues pour EGO sont transmises directement à Mme Angela Hensch (licenciée en droit) du cabinet d’avocats Bratschi SA.
Energie 360° SA n’a à aucun moment accès aux signalements effectués ou aux données envoyées pour OpenEP ou EGO. Les services Conformité concernés examinent les faits et, si nécessaire, procèdent à d’autres clarifications des faits liés à la situation.
Dans le cadre du traitement d’un signalement ou d’une enquête spéciale, il peut être nécessaire de transmettre des informations à d’autres collaborateurs·trices d’Energie 360° SA ou de sociétés de participation d’Energie 360° SA, par exemple lorsque les informations se rapportent à des processus dans des sociétés de participation. Nous veillons toujours à ce que les réglementations pertinentes en matière de protection des données soient respectées lors de la transmission d’informations. Chez OpenEP et EGO, les informations reçues sont traitées par une personne indépendante chargée de la conformité. Le service Conformité d’Energie 360° SA n’est à aucun moment impliqué (voir ci-dessus).
Toute personne ayant accès aux données est tenue à la confidentialité.
Informations relatives à la personne mise en cause
En principe, nous sommes tenus par la loi d’informer les personnes mises en cause que nous avons reçu un signalement les concernant, dès que cette information ne compromet plus le suivi du signalement. Votre identité en tant que personne ayant effectué un signalement ne sera pas révélée, dans la mesure où la loi le permet.
Droits des personnes concernées
Vous et les personnes nommées dans le signalement avez un droit d’information, de rectification, de suppression, de limitation et d’opposition en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles. Si le droit d’opposition est exercé, nous vérifions immédiatement dans quelle mesure les données stockées sont encore nécessaires au traitement d’un signalement. Les données qui ne sont plus nécessaires sont immédiatement supprimées. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de surveillance.
Durée de conservation des données personnelles
Les données personnelles sont conservées aussi longtemps que l’exigent l’élucidation et l’évaluation finale du signalement ou qu’il existe un intérêt légitime de l’entreprise ou que cela est nécessaire en vertu d’une loi. Une fois le traitement du signalement terminé, ces données sont supprimées conformément aux prescriptions légales.
Utilisation du portail de signalement
La communication entre votre ordinateur et le système de signalement se fait via une connexion cryptée (SSL). L’adresse IP de votre ordinateur n’est pas enregistrée pendant l’utilisation de ce portail. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie est enregistré sur votre ordinateur. Il ne contient que l’identifiant de session. Ce cookie n’est valable que pendant votre session; il n’est plus valable dès que vous fermez votre navigateur.
Vous avez la possibilité de créer une boîte de messagerie sécurisée dans le système de signalement en utilisant un pseudonyme/identifiant et un mot de passe que vous aurez choisis vous-même. De cette manière, vous pouvez envoyer des signalements au service Conformité concerné, de manière nominative ou anonyme et sécurisée. Dans ce système, les données sont exclusivement enregistrées dans le système de signalement et sont donc particulièrement sécurisées; il ne s’agit pas d’une communication par e-mail ordinaire.
Remarques sur l’envoi de pièces jointes
Lorsque vous soumettez un signalement ou envoyez un complément d’information, vous avez la possibilité d’envoyer des pièces jointes au service Conformité concerné. Si vous souhaitez faire un signalement anonyme, veuillez tenir compte de la consigne de sécurité suivante: les fichiers peuvent contenir des données personnelles cachées qui menacent votre anonymat. Supprimez ces données avant d’envoyer ces fichiers. Si vous ne pouvez pas supprimer ces données ou si vous n’êtes pas sûr·e, copiez le texte de votre pièce jointe dans votre texte de signalement ou envoyez le document imprimé de manière anonyme à l’adresse indiquée en bas de page, en indiquant le numéro de référence qui vous est communiqué à la fin du processus de notification.
Version: 20 juillet 2021