Informativa sulla protezione dei dati
Teniamo in seria considerazione il tema della protezione dei dati e della riservatezza e ci atteniamo alle vigenti disposizioni in materia di protezione dei dati personali. La preghiamo di leggere con attenzione queste indicazioni sulla protezione dei dati prima di inviare la segnalazione.
Scopo del sistema di whistleblowing e base giuridica
Il sistema di whistleblowing (BKMS® System) ha lo scopo di ricevere, elaborare e gestire avvisi relativi a violazioni delle prescrizioni interne o esterne vigenti per il Gruppo Mobiliare in modo sicuro e confidenziale. L'elaborazione dei dati personali nell'ambito del BKMS® System si basa sull'interesse legittimo della nostra azienda all'individuazione e alla prevenzione di irregolarità e quindi ad evitare danni per il Gruppo Mobiliare, per i suoi dipendenti e per i suoi clienti.
Utilizzo del portale di whistleblowing
La comunicazione tra il Suo computer e il sistema di whistleblowing avviene tramite un collegamento codificato (SSL). L'indirizzo IP del Suo computer non viene memorizzato durante l'uso del portale di whistleblowing. Per mantenere il collegamento tra il Suo computer e il BKMS® System, sul computer viene memorizzato un cookie che contiene unicamente l'ID della sessione (cosiddetto cookie di sessione). Il cookie è valido solo fino alla fine di ogni sessione e perde validità alla chiusura del browser.
Nel sistema di whistleblowing è possibile creare una casella di posta protetta con il proprio pseudonimo/nome utente e una password. In questo modo Lei può inviare in totale sicurezza al collaboratore competente della Mobiliare segnalazioni in forma nominativa o anonima. Con questo sistema i dati sono memorizzati solo nel sistema di whistleblowing e quindi sono particolarmente al sicuro; non si tratta di una normale comunicazione via e-mail.
Nota sull'invio degli allegati
In caso di invio di una segnalazione o di un'informazione supplementare, ha la possibilità di inviare al collaboratore competente della Mobiliare degli allegati. Se desidera inviare una segnalazione in forma anonima, tenga presente che i file possono contenere dati personali nascosti che compromettono il Suo anonimato. Rimuova questi dati prima dell'invio. Se non può rimuovere questi dati o se non è sicuro, copi il testo del Suo allegato nel testo della segnalazione o invii il documento in forma stampata e anonima, specificando il numero di riferimento che riceverà alla fine del processo di segnalazione, all'indirizzo riportato a piè di pagina.
Servizio responsabile
Il servizio responsabile della protezione dei dati del sistema di whistleblowing è
- la Mobiliare Svizzera Società d'assicurazioni SA con le
- sue società affiliate
come servizi responsabili autonomi (di seguito anche: "Mobiliare"). Il sistema di whistleblowing viene gestito per conto della Mobiliare da un'azienda specializzata, EQS Group AG, Bayreuther Str. 35, 10789 Berlino in Germania.
Se inserisce dati personali e informazioni nel sistema di whistleblowing, essi vengono memorizzati in un database gestito da EQS Group AG in un centro di calcolo di alta sicurezza. La consultazione dei dati è consentita solo alla Mobiliare. EQS Group AG e altri soggetti terzi non hanno accesso ai dati. Questo viene garantito nella procedura certificata con apposite misure tecniche e organizzative.
Tutti i dati sono codificati e salvati con una protezione mediante password a più livelli, per cui l'accesso è limitato a una cerchia di destinatari molto ristretta, costituita da persone espressamente autorizzate del Gruppo Mobiliare.
Il Gruppo Mobiliare ha nominato un incaricato per la protezione dei dati. Le richieste relative alla protezione dei dati possono essere inviate a privacy@mobiliare.ch.
Tipo di dati personali acquisiti
L'utilizzo del sistema di whistleblowing, e in particolare l'indicazione di dati personali, avviene su base volontaria. Se tramite il sistema di whistleblowing viene inviata una segnalazione, acquisiamo i seguenti dati personali e le seguenti informazioni:
- Nome, se divulga la Sua identità,
- Se è impiegato presso il Gruppo Mobiliare
- Eventualmente nomi di persone e altri dati personali delle persone menzionate nella segnalazione.
Trattamento confidenziale delle segnalazioni
Le segnalazioni in arrivo vengono ricevute e trattate in maniera sempre confidenziale da una cerchia ristretta di collaboratori autorizzati espressamente e qualificati del Compliance Office Gruppo (COG) della Mobiliare. I collaboratori del COG verificano i fatti ed eventualmente svolgono ulteriori indagini volte a chiarire i fatti.
Nell'ambito dell'elaborazione di una segnalazione o nell'ambito di un'indagine speciale può essere necessario inoltrare le segnalazioni ad altri collaboratori della Mobiliare o a collaboratori di altre società del Gruppo, ad es. quando le segnalazioni si riferiscono a fatti avvenuti nelle società affiliate. Prestiamo sempre la massima attenzione affinché vengano rispettate le disposizioni in materia di protezione dei dati vigenti in caso di inoltro delle segnalazioni.
Tutte le persone che hanno accesso ai dati sono tenute alla riservatezza.
Informazioni della persona incolpata
In determinati casi la legislazione in materia di protezione dei dati obbliga la Mobiliare ad informare la persona incolpata di ciò che le viene imputato. La legge lo impone quando è obiettivamente chiaro che informare la persona incolpata non può compromettere il chiarimento dei fatti. In tal caso e se le leggi lo consentono, la Sua identità di whistleblower non viene rivelata e ci si assicura di escludere che si possa risalire alla Sua identità di whistleblower.
Diritti dell'interessato
Secondo le leggi in materia di protezione dei dati, Lei e le persone menzionate nella segnalazione avete il diritto di informazione, notifica, cancellazione, limitazione del trattamento e diritto di opposizione al trattamento dei dati personali. Se si avvale del diritto di opposizione, verifichi tempestivamente in quale misura i dati salvati sono ancora necessari per l'elaborazione di una segnalazione. I dati non più richiesti vengono cancellati immediatamente.
Durata della conservazione dei dati personali
I dati vengono conservati fino a quando è necessario per chiarire e successivamente valutare la segnalazione o se sussiste un interesse legittimo dell'azienda o questo è richiesto per legge. Al termine del periodo di conservazione, i dati vengono cancellati secondo le disposizioni di legge.
Ultimo aggiornamento: 05/08/2019