Information sur la protection des données
Nous prenons le thème de la protection des données et de la confidentialité très au sérieux et respectons les dispositions sur la protection des données en vigueur. Veuillez lire attentivement ces remarques relatives à la protection des données avant de soumettre une alerte.
Objet du système de recueil d'alerte et base juridique
Le système de recueil d'alerte BKMS® System est destiné à recueillir, examiner et gérer de manière sûre et confidentielle les alertes concernant des infractions aux règles internes et externes en vigueur au sein du Groupe Mobilière. Le traitement de données personnelles dans le cadre du BKMS® System s'appuie sur l'intérêt légitime qu'a notre entreprise à détecter et prévenir les situations anormales et à écarter ainsi le risque de dommages que pourraient encourir le Groupe Mobilière, ses collaborateurs et ses clients.
Utilisation du portail de recueil d'alerte
La communication entre votre ordinateur et le système de recueil d'alerte a lieu par le biais d'une connexion cryptée (SSL). L'adresse IP de votre ordinateur n'est pas enregistrée au cours de l'utilisation du portail de recueil d'alerte. Pour maintenir la connexion entre votre ordinateur et le BKMS® System, un cookie est enregistré sur votre ordinateur; ce cookie ne contient que l'ID de session (cookie dit «de session»). Ce cookie est seulement valable jusqu'à la fin de votre session et perd sa validité à la fermeture du navigateur.
Vous avez également la possibilité de créer une boîte de dialogue protégée dans le système de recueil d'alerte avec un pseudonyme / nom d'utilisateur et un mot de passe que vous aurez choisis vous-même. De cette manière, vous pouvez envoyer des alertes sous votre nom ou anonymement en toute sécurité au collaborateur compétent de la Mobilière. Avec ce système, les données sont exclusivement enregistrées dans le système de recueil d'alerte et font par conséquent l'objet d'une protection particulière; il ne s'agit pas d'une communication par e-mail habituelle.
Remarques concernant l'envoi de pièces jointes
Lors de la soumission de l'alerte ou de l'envoi d'un complément d'information, vous avez la possibilité d'envoyer des pièces jointes au collaborateur compétent de la Mobilière. Si vous souhaitez soumettre une alerte à titre anonyme, veuillez respecter la consigne de sécurité suivante : les fichiers peuvent contenir des données personnelles cachées et ainsi menacer votre anonymat. Avant d'expédier le fichier, retirez-en ces données. Si vous ne pouvez pas les retirer ou n'êtes pas sûr de l'avoir fait, copiez le texte de votre annexe dans le texte du message d'alerte ou envoyez le document imprimé de manière anonyme – à l'adresse du destinataire de l'alerte (voir l'adresse en bas de page) – en indiquant le numéro de référence que vous trouverez à la fin du processus d'alerte.
Poste responsable
Sont responsables pour la protection des données du système de recueil d'alerte
- la Mobilière Suisse Holding SA et
- ses filiales
et ce, en tant quéntités autonomes (ci-après également dénommés: «la Mobilière»). Le système de recueil d'alerte est opéré au nom de la Mobilière par une entreprise spécialisée dans ce domaine, la société EQS Group GmbH, qui a son siège Karlstraße 47 à 80333 München (Allemagne).
Si vous saisissez des données et informations à caractère personnel dans le système de recueil d'alerte, elles sont sauvegardées dans une base de données opérée par EQS Group GmbH dans un centre de calcul dehaute sécurité. La consultation des données est exclusivement réservée à Mobilière. Ni EQS Group GmbH ni d'autres tiers n'ont accès à ces données. Ceci est garanti dans la procédure certifiée par des mesures techniques et organisationnelles exhaustives.
Toutes les données sont sauvegardées sous forme cryptée et protégées par des mots de passe à plusieurs niveaux afin que l'accès soit limité à un groupe très restreint de destinataires expressément autorisés au sein du Groupe Mobilière.
Le Groupe Mobilière a désigné un délégué à la protection des données. Les demandes relatives à la protection des données peuvent être envoyées à datenschutz@mobiliere.ch.
Nature des données personnelles collectées
L'utilisation du système de recueil d'alerte et notamment la transmission de données personnelles ont lieu sur une base volontaire. Si vous soumettez une alerte par le système de recueil d'alerte, nous collectons les données à caractère personnel et informations suivantes:
- votre nom, dans la mesure où vous divulguez votre identité,
- si vous êtes salarié au sein du Groupe Mobilière et
- le cas échéant, les noms de personnes ainsi que d'autres données à caractère personnel des personnes que vous citez dans votre alerte.
Traitement confidentiel des alertes
Les alertes reçues sont recueillies par un groupe restreint de collaborateurs expressément autorisés et spécialement formés du Compliance Office Groupe (COG) de la Mobilière et sont toujours traitées dans la plus stricte confidentialité. Les collaborateurs du COG vérifient les faits et procèdent le cas échéant à une enquête plus approfondie.
Dans le cadre du traitement d'une alerte ou d'une enquête spéciale, il peut s'avérer nécessaire de transmettre les alertes à d'autres collaborateurs de la Mobilière ou aux collaborateurs d'autres sociétés du Groupe lorsque, par exemple, les alertes portent sur des agissements au sein des filiales. Nous veillons toujours à ce que les dispositions du droit de la protection des données soient respectées lors de la transmission d'alertes.
Toute personne autorisée à accéder aux données a l'obligation de respecter la confidentialité.
Information de la personne accusée
Dans certains cas, Mobilière peut être tenue, en application du droit de la protection des données d'informer la personne accusée des reproches formulés à son encontre. La loi l'y oblige lorsqu'il est objectivement établi que le fait d'informer la personne accusée ne peut pas compromettre la clarification concréete de l'alerte. Au cours de cette opération, votre identité en tant que lanceur d'alerte n'est pas divulguée (pour autant que le droit le permette) et il est fait en sort que la déduction de votre identité en tant que lanceur d'alerte soit impossible durant cette opération.
Droits des personnes concernées
En vertu du droit de la protection des données, vous ainsi que les personnes citées dans l'alerte pouvez faire valoir votre droit à l'information, à la rectification, à l'effacement et à la limitation du traitement ainsi qu'un droit d'opposition au traitement de vos données personnelles. Si le droit d'opposition est exercé, nous vérifions immédiatement dans quelle mesure les données enregistrées sont encore nécessaires pour le traitement d'une alerte. Les données qui ne sont plus nécessaires sont supprimées sans délai.
Durée de conservation des données personnelles
Les données personnelles sont conservées aussi longtemps que l'exigent la clarification et l'évaluation finale de l'alerte ou qu'il existe un intérêt légitime de l'entreprise ou que cette nécessité est imposée par la loi. Au terme de la durée de conservation, ces données sont supprimées en conformité avec les critères légaux.
Version : 05.08.2019